Leestijd: 4 minuten

We kregen tijdens onze 1-op-1-coachingsessie de vraag wat het verschil is tussen een Purchase Order en een Invoice, wanneer je welk document gebruikt en wat in deze documenten staat. In deze blog leggen wij dit uit.

Wat is een Purchase Order?

Purchase Order wordt vaak afgekort met PO. In het Nederlands is een PO een inkooporder. Een PO is feitelijk de officiële bevestiging van een bestelling. Het is een document dat wordt verzonden van een koper naar een leverancier die een aankoop autoriseert.

Wat staat op een Purchase Order (PO)?

  • Gegevens koper (jij)
  • Gegevens leverancier
  • Verzendgegevens
  • Specificaties van het product
  • Afgesproken prijzen en hoeveelheden
  • De voorwaarden die jij aan de leverancier stelt (Terms & Conditions)

In dit document zet jij in feite, als koper, alle gegevens op een rijtje omtrent jouw bestelling en voorwaarden waaraan de leverancier moet voldoen.

 

Wat is een Invoice?

Een invoice staat in het Nederlands voor een factuur. Een factuur vraagt om betaling voor een aankoop. Facturen worden verzonden van de verkoper (leverancier) naar de koper.

Let op: een commercial invoice is iets anders dan een invoice. Een commercial invoice wordt opgesteld door de leverancier en is een document met belangrijke informatie over de goederen die worden verzonden. Dit document voegt de leverancier toe aan de zending (zowel in de verpakking als op de verpakking) en wordt door de douane gebruikt om de invoerrechten te bepalen. Op dit document staat dus wat de inhoud is en wat de waarde ervan is.

Verder bestaat er ook een verschil tussen invoice en Proforma Invoice (PI). Een proforma invoice is een niet-officiële voorlopige factuur dat wordt opgesteld door de leverancier. Deze hoef je dus niet te betalen of op te nemen in jouw administratie.

 

De verschillen op een rijtje

Het belangrijkste verschil tussen een purchase order en een invoice is dat een purchase order bevestigt dat een bestelling is geplaatst terwijl een factuur om betaling van een bestelling verzoekt. Zie hieronder de andere verschillen

Verschil tussen Purchase Order en Invouce

Waarom een Purchase Order gebruiken?

Purchase orders worden gebruikt om verschillende redenen. Enkele redenen zijn:

1. Ze stellen duidelijke verwachtingen

PO’s stellen kopers in staat om hun behoeften aan verkopers te verduidelijken. Beide partijen kunnen ze gebruiken voor het geval dat bestellingen niet worden geleverd zoals verwacht/afgesproken. In een PO beschrijf je ook de gevolgen van niet-nakoming van afspraken door verkoper.

2. Ze zijn juridisch bindend

Bij afwezigheid van een formeel contract kan een PO als juridisch bindend document dienen, maar wel alleen nadat het is geaccepteerd door de verkoper.

3. Ze helpen bij het beheren van bestellingen

PO’s geven inkoop-, financiële en operationele teams officiële documentatie over inkomende of verwachte leveringen, waardoor ze bestellingen effectiever kunnen volgen en beheren.

4. Ze helpen bij het budgetteren

Zodra een PO is gecreëerd, kunnen inkopers deze kosten in bedrijfsbudgetten factureren en geldstromen verstandiger verdelen.

De voordelen hierboven zijn gericht op kopers, maar purchase orders zijn ook belangrijke documenten voor leveranciers. Leveranciers gebruiken ze voor het afhandelen van bestellingen en het verwerken van betalingen. Met een PO stroomlijn je het inkoopproces. Dit zorgt voor tijdsbesparing, duidelijkheid en goede afspraken voor zowel jou als koper, als voor de leverancier.

 

Waarom een Invoice gebruiken?

Ook worden Invoices (facturen) met een bepaalde reden gebruikt. Deze redenen zijn:

1. Vastleggen van betaling

Facturen helpen een bedrijf (verkoper) om volledig en op tijd betaald te krijgen. In een factuur staat een betalingstermijn waarin schriftelijk vastgelegd is tot wanneer de koper de tijd heeft om te betalen. Overschrijdt de koper deze betalingstermijn, dan kan de verkoper verdere sancties nemen.

2. Ze zijn ook jurdisch bindend

Facturen leveren het bewijs dat producten en diensten zijn geleverd en leggen het recht van een bedrijf op betaling vast. Zoals bij punt 1 benoemd: In het geval dat een klant niet betaalt, kan een bedrijf contracten en facturen gebruiken om legaal aan een rechtbank aan te tonen dat de koper een betaling verschuldigd is.

3. Inzichten in bedrijfsuitgaven

Ook voor de koper biedt het waarde. Je krijgt door facturen inzicht in de bedrijfsuitgaven. Heeft je bedrijf meerdere afdelingen, dan zie je aan de hand van facturen precies wie, wat, wanneer aanschaft. Dit zorgt voor transparantie binnen het bedrijf. Facturen spelen ook een rol bij de boekhouding van jouw bedrijf.

 

Conclusie

Purchase Orders en Invoices zijn een essentieel onderdeel van het inkoopproces van jouw bedrijf. Het is belangrijk om te onthouden dat jij, als koper, een Purchase Order dient op te stellen en een verkoper een Invoice stuurt. Middels een purchase order maak jij het inkoopproces completer en zorg jij ervoor dat afspraken goed zijn vastgelegd. Je kunt ervoor kiezen om gebruik te maken van inkoopsystemen die voor jou een purchase order uitdraaien, maar via een simpele Excelbestand een PO opstellen, is ook een optie. Dit ligt puur aan onder andere in welke fase je zit met jouw bedrijf, je budgetten en team.
Wij hebben een Purchase Order opgesteld waarin alle gegevens zijn opgenomen die een PO dient te hebben (ook qua voorwaarden die je aan de verkoper moet stellen). Deze Purchase Order is te vinden op onze Downloadpagina.
2 Reacties
  1. Frans Leeuwen 1 maand geleden

    Omdat jullie steeds zo’n handige informatie delen en anderen echt hier iets aan hebben, wil ik even een aanbeveling doen aan iedereen die deze blog leest. Ik heb vorige week de documenten aangeschaft die Tina en Sander aanbieden. Ik beveel iedereen aan om deze documenten, inclusief de PO aan te schaffen. Je kan het ook zelf maken, maar dit is zo tijdrovend en je weet precies wat erin moet staan als je die van hun gebruikt. Ik had nooit de voorwaarden zelf kunnen bedenken bijvoorbeeld. Ik heb jullie al gemaild, maar nogmaals bedankt voor het makkelijker maken van mijn inkoop proces. Groeten uit Amsterdam!

  2. Business Doe Je 3 weken geleden

    Hé Frans, Hartstikke bedankt voor de mooie woorden! Super om te zien hoeveel je hebt bereikt in een korte periode! Keep up the good work. Groetjes, Tina & Sander

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*

©2018 Business Doe Je

Login met je gegevens

of    

Je gegevens vergeten?

Create Account