Voorbereiden voor het Chinees Nieuwjaar 2019

Als je zaken doet in China, dan ben je hoogstwaarschijnlijk bekend met het Chinees Nieuwjaar (CNY). Als je al langer in business bent en bekend bent met het Chinees Nieuwjaar dan weet je dat deze periode productie- en verzendproblemen met zich meebrengt. Is dit de eerste keer dat je het Chinees Nieuwjaar meemaakt, dan leggen wij je graag uit waar je rekening mee dient te houden, hoe je de negatieve impact kunt minimaliseren en waarom je eigenlijk tot 1 december 2018 de tijd hebt om je producten in te kopen voor het eerste kwartaal van 2019.

Wanneer is het Chinees Nieuwjaar in 2019?

Het Chinees Nieuwjaar zal in 2019 starten op 5 februari. De meeste Chinese bedrijven en fabrieken sluiten tijdens deze periode voor 3 werkweken, zodat werknemers voldoende tijd krijgen om terug te keren naar huis en de feestperiode met familie besteden. Baidu, de meest succesvolle zoekmachine van China (in feite de Chinese versie van Google), heeft in 2015 een interactieve kaart vrijgegeven die de migratiepatronen in heel China volgt tijdens het Chinees Nieuwjaar. Deze migratiebeweging tijdens het Chinees Nieuwjaar ziet er als volgt uit:

Je kunt dus zien dat de migratiebeweging tijdens het nieuwjaar enorm is. 80 miljoen werknemers reizen tijdens het nieuwjaar van stedelijke gebieden naar hun landelijke woonplaats. De massale vakantiemigratie ontstond in de late jaren 1970 toen economische hervormingen buitengewone groei veroorzaakten in steden in kustgebieden. Mensen woonachtig in het binnenland zochten naar een stabiel inkomen en verhuisden naar deze kustgebieden, honderden kilometers van huis. Maar net zoals in Nederland worden vakanties beschouwd als de tijd van het jaar om te besteden met je geliefden. De Chinese zakelijke agenda weerspiegelt dat.

Wat gebeurt er tijdens het Chinees Nieuwjaar?

Hoewel het Chinees Nieuwjaar officieel slechts één week duurt, sluiten veel fabrieken en bedrijven al ongeveer 10 dagen voordat het Chinees Nieuwjaar begint, zodat werknemers op tijd naar huis kunnen reizen om voorbereiding te treffen. Dit betekent dat bedrijven en fabrieken zullen sluiten op 26 januari 2019. Voor deze tijd ontstaat er altijd een chaotische periode waarbij iedereen met haast producten vanuit havens wilt verzenden, voordat het land zowat wordt afgesloten. Dit kan leiden tot hogere verzendkosten en langere verzendtijden. Vertragingen tot gevolg of zelf zendingen die niet verzonden worden, komt ook vaak voor.

Daarnaast moet je niet vergeten rekening te houden met reistijd terug naar de kuststeden. In totaal verstoort het Chinees Nieuwjaar vaak de productie- en verzendschema’s voor zo’n drie weken (vaak zelfs langer). Dit betekent dat de meeste bedrijven en fabrieken weer zullen openen op 18 februari 2019.

Een andere feit is dat het Chinees Nieuwjaar vaak ook wordt beschouwd als een periode waarbij werknemers van baan veranderen en veel werknemers dus helemaal niet terugkeren naar hun huidige baan. Dit kan leiden tot nog langere productietijden, omdat fabrieken hierdoor moeite hebben om nieuwe werknemers te vinden en productieorders uit te voeren.

Aangezien China een economische gigant is in de wereldwijde exportindustrie, hebben de effecten van het Chinees Nieuwjaar wereldwijd een impact, vooral voor retailers en iedereen die afhankelijk is van import uit China.

Hoe het beste voor te bereiden op het Chinees Nieuwjaar?

Wat kun je doen om je logistieke proces (supply chain) zo goed mogelijk te laten draaien wanneer in feite een van ‘s werelds grootste exportlanden bijna een maand lang stopt? We hebben 7 tips voor je waarmee jij problemen tijdens het Chinees Nieuwjaar voorkomt.

1. Begrijp wat er gebeurt tijdens het Chinees nieuwjaar

In Nederland, en andere Westerse landen, is het vaak moeilijk te begrijpen dat bedrijven bijna een maand sluiten vanwege een vakantie. Zeker gaan wij ook op vakantie, maar een bedrijf blijft vrijwel altijd draaiend. Als je eenmaal gaat begrijpen dat China bijna alles sluit voor het Chinees Nieuwjaar en er vrijwel niets in die tijd uit China zal worden geëxporteerd, kun je beter plannen. Je dient ervoor te zorgen dat jouw zendingen ruim vóór het Chinees Nieuwjaar worden verzonden en je voldoende voorraad hebt om het Chinees Nieuwjaar ‘door te komen’. Er is geen manier om deze feestperiode te vermijden. Het gebeurt elk jaar (wel op verschillende data) en het vereist een geavanceerde planning om productie- en verzendproblemen te minimaliseren.

Let op: Als je wilt dat je goederen nog voor het nieuwjaar aankomen in januari, dan dien je voor 1 december 2018 een order te plaatsen. Je moet hier rekening houden met verzendtijden die nu al langer zijn dan normaal. Normaliter als de verzendtijd 30 dagen is, dan kun je nu rekenen op 40 dagen. De uiterste datum dat de leverancier de zendingen kan versturen, zodat jij nog voldoende voorraad hebt voor het eerste kwartaal, is tussen 10 en 16 januari. Om die reden dien je ervoor te zorgen dat je vóór 1 december een order hebt geplaatst.

2. Bouw een sterke relatie op met jouw leverancier

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: een sterke (langdurige) relatie opbouwen met je leverancier is cruciaal. De periode voorafgaand het Chinees Nieuwjaar kent een enorme druk voor Chinese fabrieken. Wanneer jij in deze periode één van de nieuwste klanten bent voor de leverancier, zal jij hoogstwaarschijnlijk geen prioriteit krijgen als het gaat om orderafhandeling en verzenden voor het Chinees Nieuwjaar. Start daarom nu al met het opbouwen van een relatie en maak het Chinees Nieuwjaar nu al bespreekbaar. Vraag welke maatregelen de leverancier heeft getroffen om hun klanten te helpen bij het plannen van het Chinees Nieuwjaar en wat ze voor jou kunnen betekenen. Laat zien dat je een langetermijnrelatie met de leverancier wilt aangaan.

3. Stem af met jouw expediteur

Kies je ervoor om zelf het verzendproces te regelen en gebruik te maken van een expediteur (freight forwarder), neem dan contact op met jouw expediteur en leg afspraken vast voor het Chinees Nieuwjaar. Het is niet ongewoon om te horen dat containers tijdens de weken voorafgaand aan het Chinees Nieuwjaar naar het volgende beschikbare schip dat de haven verlaat wordt gestuurd. Dit kan uiteraard vertraging veroorzaken. Jouw expediteur kan dan goed van pas komen. Veel expediteurs werken met rederijen die beter voorbereid zijn om de piekvraag van het Chinees Nieuwjaar aan te pakken. Maak daarom al een duidelijke planning en afspraken met jouw expediteur, indien je hiervan gebruik maakt.

4. Zorg voor een back-upleverancier

Zoals we in ons boek ook uitleggen, is China niet het enige land waarmee je zaken kunt doen. Zorg ervoor dat je altijd een back-up hebt, zodat je in een worst case scenario een ander leverancier kan inschakelen die jou wel kan voorzien van voorraad. Neem contact op met andere leveranciers en vraag daar ook een sample aan. Ook komt het weleens voor dat de Chinese leverancier ook een vestiging in een ander land heeft. Vraag dit ook na aan jouw leverancier. Daarnaast werken Chinese leveranciers ook weleens met landen zoals Vietnam, waarbij componenten voor een product in dat land worden gemaakt. Maar componenten kunnen ook bijvoorbeeld afkomstig zijn uit China en vervolgens worden verzonden naar Vietnam voor assemblage en verpakking. Let er wel op dat bijvoorbeeld in Vietnam op dezelfde dag ook het nieuwjaar start. Dit wordt Tet genoemd in Vietnam. Echter, Tet duurt meestal maximaal 1 week en heeft niet zo’n groot impact zoals het Chinees Nieuwjaar.

5. Een inspectiebedrijf inschakelen

Wanneer je er toch voor kiest om vlak voor het Chinees Nieuwjaar een order te plaatsen, dan bevelen wij je aan om zeer zeker een inspectiebedrijf in te schakelen. Een inspectiebedrijf inschakelen is altijd een goed idee om te doen wanneer je met name grotere orders plaats bij een leverancier, maar voorafgaand het Chinees Nieuwjaar is het zowat cruciaal. De reden hiervoor is het risico op kwaliteitsvermindering. Leveranciers hebben tijdens de periode voor het Chinees Nieuwjaar haast en versnellen hierdoor vaak het productieproces. Dit leidt in de meeste gevallen tot minder kwalitatieve producten. Wij raden je aan om niet te wachten tot het laatste moment, maar ruim vooraf al een order te plaatsen. Kies je hier toch niet voor: zet een inspectiebedrijf in en zorg ervoor dat je ook een eigen eindkwaliteitcontroleschecklist mee stuurt, zodat je er zeker van bent dat alles gecontroleerd wordt.

6. Plan ook voor ná het Chinees Nieuwjaar

Weet je nog dat we eerder in deze blog vertelden dat het voorkomt dat medewerkers niet terugkeren naar hun huidige baan na het Chinees Nieuwjaar? Dit betekent dat je niet alleen moet nadenken om voorraad aan te schaffen voor de periode voorgaand en tijdens het Chinees Nieuwjaar, maar ook na het nieuwjaar. Wanneer een leverancier een personeelstekort ervaart, kan het weken of soms zelfs maanden duren voordat de fabriek weer de normale productiesnelheid bereikt. Analyseer de verkoopcijfers van het vorig jaar of maak een prognose (als beginnende ondernemer) en maak vervolgens een planning samen met jouw leverancier(s) (en eventuele verzendaanbieder(s)). Koop voorraad in voor minstens het eerste kwartaal van 2019. Ook vanwege het feit dat wanneer de leverancier terugkeert op 18 februari 2019, je rekening moet houden met een enorme drukte waarbij langere verzendtijden gelden. Als jij 18 februari 2019 dus weer een order plaatst, zul je deze hoogstwaarschijnlijk begin april jouw levering met een vertraging ontvangen (uitgaand van een verzendtijd van 30 dagen).

7. Zet alle afspraken schriftelijk vast

Zorg ervoor dat alle afspraken die je maakt met de leverancier en/of expediteur schriftelijk vaststaan. Vergeet niet een Purchase Order (PO) op te stellen waarbij je ook voorwaarden benoemt waaraan de leverancier moet voldoen. Zet hier ook in wat de gevolgen zijn als de leverancier bijvoorbeeld niet op tijd levert of een levering niet verstuurd. Denk er ook aan om niet de betaling in één keer te doen, maar vooraf een percentage en na ontvangst van het verzendbewijs van de goederen. Wij gebruiken hier altijd: 30% vooraf en 70% achteraf voor.

Al met al: Hoe eerder je start met het plannen voor het Chinees Nieuwjaar, des te beter jouw logistiek proces zal zijn. We hopen dat deze 7 tips CNY-stress verminderen en bijdragen aan een succesvol plan en een vlotte vaart door het volgende Chinese Nieuwjaar.