Ik worstelde met productiviteit.
Vorige week had ik even een momentje waarbij ik dacht ”Ik ben niet toegekomen aan de belangrijkste taken van deze week.”
Ik besefte mij dat ik met 1.000 dingen tegelijk bezig was. Op mijn laptop stonden meer dan 30 tabladen open, op mijn bureau lag een stapel ongeopende enveloppen en ik was vergeten dat ik een zakelijke afspraak had opstaan. Ik besefte mij dat ik als een kip zonder kop mijn dag begonnen was en helemaal niet de werkwijze hanteerde die ik normaal hanteer om mijn productiviteit te verhogen en dat start met: een planning maken. Ik moest van ‘off track’ naar ‘on track’ komen. Die avond besloot ik om mijn productiviteitsregels op te schrijven. De volgende ochtend ben ik er direct bewust mee aan de slag gegaan. Nu een week later ben ik enorm productief geweest, heel veel to do’s afgevinkt, mijn ‘frogs’ gedaan, gewerkt aan zaken die bijdragen aan groei en ik voel me weer helemaal top. Wat mijn productiviteitsregels zijn, deel ik graag met jullie.
Tip 1: Start met een planning en kies een dag uit
Wekelijkse planning is een integraal onderdeel van het runnen van een (succesvol) bedrijf. Als je een persoonlijke planning maakt, krijg je niet alleen je werkzaamheden sneller af, maar ervaar je ook minder stress. Kies 1 dag in de week uit dat je jouw wekelijkse planning maakt. Begin je de week op maandag, doe dit dat op zondag, zodat je ook weet waar je aan toe bent. Verzamel dan ook alvast alles wat je hiervoor nodig hebt. Heb je dat niet bij de hand? Schrijf dan een lijstje met de dingen die je nodig hebt voor je week. Binnen ons bedrijf gebruiken wij de tool Jira om agile te werken. In Jira heb ik een privé bord aangemaakt waar ik mijn persoonlijke planning vervolgens inzet. Jira is hier niet direct voor gemaakt, maar kan hier wel voor gebruikt worden. Het mooie aan Jira is dat je ook met Sprints voor jezelf kunt werken. Er bestaan ook andere online tools die je kunt gebruiken, zoals Trello of ClickUp.
Tip 2: Kies een plaats uit
Kies een plaats waar je elke week naartoe kunt gaan voor je wekelijkse planning. Kies een inspirerende omgeving uit waar je ook goed kunt ontspannen. Zorg ervoor dat je niet constant gestoord kan worden. Kijk welke plaats voor jou het beste werkt. Dit kan van alles zijn: in een café, op je veranda, in de bieb, op de bank, in bad, in het park. Je kan het zo gek maken als je maar wilt. Zorg dat het een omgeving is, waar jij goed kunt nadenken, zodat je voor jezelf een heldere planning kunt maken.
Tip 3: Prioriteiten eerst
Om te voorkomen dat ik met 1.000 dingen tegelijk bezig bent, hanteer ik als regel: prioriteiten eerst en één ding tegelijk. Hiervoor gebruik ik de Prioriteitenmatrix van Eisenhouwer. Het is goed om deze matrix uit te printen en van mij part boven je bed en/of op kantoor te hangen. Elke keer als een taak in je hoofd voorbij flits of een collega of iemand anders je vraagt om iets te doen, kun je deze matrix gebruiken om voor jezelf te bepalen of het de moeite waard is om te doen. Deze matrix ziet er als volgt uit:
Je dient te kijken of een bepaalde taak urgent is of niet en of het belangrijk is of niet. Vaak wordt je gevraagd door anderen om iets te doen. Zij ervaren een probleem (het is voor hun urgent), maar voor jou is het niet belangrijk. Dan moet je durven ‘nee’ te zeggen. Laat iemand anders het doen of geef de taak terug. Bekijk bij het maken van een planning ook welke taken urgent zijn en ook belangrijk zijn en zet deze bovenaan de wekelijkse planning.
Tip 4: Eat that frog!
Productiviteitsgoeroe, Brian Tracy, riep ooit: ”eat that frog”. Origineel komt dit idee van Mark Twain. Maar wat bedoelen zij hiermee? Voor het geval dat je het dacht: nee, je hoeft in de werkelijkheid geen kikker op te eten. Wanneer je naar de Eisenhouwer Matrix bij tip 3 kijkt, heeft eat that frog te maken met het kwadrant ‘Doen’. Iets wat belangrijk is en ook nog urgent is, staat bovenaan je lijstje. Maar toch zien we vaak dat we weten dat we het moeten doen, maar het toch niet doen. Dit noemen we uitstelgedrag.
Het principe achter ‘eat that frog’ is: begin je dag niet met je e-mails lezen, de krant lezen of de leuke taken afronden, maar begin met de taak die je niet leuk vindt, maar deze wel binnen de kwadrant ‘doen’ valt. Het is een taak die echt (extra) aandacht en focus nodig heeft. Zet je mobiele telefoon aan de kant, zet je mailbox uit en hang een ‘stoor me niet bordje’ op en ga er helemaal voor. Als je dit niet doet, dan is de kans heel hoog dat je het alsmaar uitstelt en het vervolgens met stress moet afhandelen. Kies daarom uit de ‘doen-taken’ je kikker uit en eet hem meteen aan het begin van je weekplanning op. Er valt zo ook meteen een last van je schouders en zal je dag verder een feestje zijn.
Tip 5: Realistische deadlines en beloning
Deadlines helpen je om je tijd verstandig te beheren en geven je de urgentie om de doelen te bereiken die je voor jezelf hebt gesteld. Maar let hierbij op dat je realistische deadlines opstelt. Niemand is 8 uur lang, non-stop productief. Wanneer je 3 ‘Doen-taken’ plant voor jezelf en ook nog eens besluit om je boekhouding af te hebben, dan zal je dit niet gaan redden. Denk goed na hoelang een taak in beslag zal nemen. Het is beter om ruimer in te plannen, dan een krappe planning maken. Vaak is het ook een proces van aftasten, leren en bijstellen. Wat ikzelf ook doe, is: mijzelf belonen als ik een belangrijke deadline behaal. Dit geeft in het hoofd voldoening en het gevoel van overwinning.
Tip 6: Free time en themadagen
Een weekplanning maken om je productiviteit te verhogen, houdt ook in: je privé taken inplannen. Spreek je met vrienden af? Zet het in je planning. Moet je de kinderen op een bepaalde tijd ophalen? Zet het in je planning. Maar probeer ook vaste dagen aan te houden om bijvoorbeeld ‘dates’ te houden met je vrienden of houd een vaste dag aan waar je de boodschappen doet. Ook is het raadzaam om een uurtje per dag in te plannen voor lichamelijk activiteit, zoals een wandeling of sporten. Je weet dan welke dagen/uren ‘free time’ zijn en dan kun je beter je werktaken eromheen plannen. Zo voorkom je ook dat je ineens teveel privé dingen doet in een week en weinig tijd hebt om je (doen-) taken af te ronden. Verder is het belangrijk om (op je werk) ook themadagen te hanteren. Plan 1 dag in waar je alleen maar gaat vergaderen en geen andere taken uitvoert. Themadagen zorgen ervoor dat je gedisciplineerder en productiever kunt werken.
Tip 7: Analyseer de week
Aan het einde van de week, wanneer je de weekplanning voor de week daarop gaat maken, is het belangrijk om terug te kijken naar je week. Heb je alles kunnen doen wat in de planning stond? Als dit niet zo is, kijk ook wat de oorzaak hiervan was. Had je teveel gepland voor je week? Of had je je tijd niet goed beheerd? Analyseer en schrijf op voor jezelf waarom je bepaalde taken niet hebt kunnen afronden, maar schrijf ook op wat je hoogtepunten van die week waren. Waar ben je trots op? Wat heb je bereikt? Probeer als je bepaalde dingen niet hebt behaald, niet in een negatieve spiraal te belanden door bijvoorbeeld tegen jezelf te zeggen ”Waarom is het me toch niet gelukt! Ik kan dit niet!”. Probeer zo goed mogelijk te beschrijven waarom iets niet is gelukt en hoe je ervoor gaat zorgen dat het wel lukt. Neem dit dan op in de volgende weekplanning.