Importeren uit China

Volgens het Centraal Bureau van de Statistiek (CBS) importeerden Nederlandse bedrijven in 2018 voor 39,2 miljard euro aan goederen uit China. China behoort tot één van de grootste handelslanden van de wereld. Met een inwonersaantal van ruim 1,4 miljard is het land een enorme markt voor Nederlandse bedrijven. Daarentegen exporteerden Nederlandse bedrijven in 2018 voor meer dan 11,7 miljard euro aan goederen naar China. Door de opkomst van het internet en verdere technologische ontwikkelingen is het als Nederlandse en Belgische ondernemer eenvoudiger geworden om zaken te doen met Chinese leveranciers/ fabrikanten. Het is een populair land voor uitbesteding van productieactiviteiten. Maar voordat je importeert uit China is het belangrijk om enkele aspecten en aandachtspunten goed te kennen.

Verschillen in zakencultuur

De Chinese zakencultuur kent andere zakelijke normen en waarden dan we gewend zijn in ons land. Zo kennen Chinese bedrijven een sterke hiërarchie en vinden ze vertrouwen bij zakendoen uiterst belangrijk. In de Chinese hiërarchische en collectivistische cultuur is het uiterst belangrijk om je respect voor je manager te tonen. Ondergeschikten zijn het niet oneens en/ of bekritiseren hun bazen niet, althans niet rechtstreeks of in het openbaar. Verder is in China afspraak-is-afspraak, eigenlijk afspraak-is-geen-afspraak. In de Chinese zakencultuur zijn afspraken minder belangrijk dan vertrouwen. Chinezen hechten waarde aan een zakenrelatie, vriendschappen en respect. Zo hechten ze grote waarde aan westerse zakenpartners die bijvoorbeeld de moeite doen om ook in het Chinees te communiceren. Houd er rekening mee dat de meeste Chinese organisaties moeite hebben met het spreken en schrijven van de Engelse taal. Dit is echter in de afgelopen jaren, door de westerse invloeden in China, aan het veranderen.

Het Intellectuele Eigendomsrecht (IE-recht)

China staat bekend om namaakproductie. Of je nu enkel producten in China laat produceren en naar Nederland importeert of producten in China vermarkt, het Intellectuele Eigendomsrecht (IE-recht) is ontzettend belangrijk in geval van bescherming tegen namaak. Het IE-recht is niet beschermd, zolang het eigendom geregistreerd staat bij de Chinese autoriteiten. In China werken ze volgens het first-to-file-systeem wat inhoudt dat de eerste entiteit die een aanvraag voor een handelsmerk indient in China het recht zal beschikken, ongeacht de oorspronkelijke uitvinder. De Chinese overheid is steeds meer maatregelen aan het nemen ter bescherming van het IE-recht, maar toch is IE-inbreuk een zorg voor internationale ondernemers. Het IE-recht heeft andere voorwaardes in China en is complex. Daarom is het advies om altijd juridisch en deskundig advies hierover in te winnen bij een gespecialiseerd bureau in Nederland en/of China.

Producteisen

Bij het importeren van producten uit China dient rekening gehouden te worden met Europese en nationale producteisen en -regels. Als importeur ben je namelijk volledig aansprakelijk en dien je te allen tijde een deugdelijk en veilig bruikbaar product te leveren. Zo bestaat de Warenwet die van belang is wanneer je levensmiddelen of andere consumentenproducten produceert, bereidt of verkoopt. Zo ben je bijvoorbeeld verantwoordelijk voor de juiste informatie verschaffen aan de consument omtrent de risico’s over het product. Verder houdt de Douane, de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) toezicht op de Veiligheid, gezondheid, economie, milieu (VGEM). Sommige producten mogen niet of beperkt worden in-, uit- of doorgevoerd en anderen mogen dit onder bepaalde eisen.

Verder zijn voor een aantal producten door de EU speciale producteisen voorgeschreven. Denk aan textielproducten, cosmetica en elektrische en elektronische apparatuur. Ook moet op sommige producten, zoals speelgoed en elektrische huishoudapparatuur, een CE-markering worden aangebracht door de fabrikant. Deze markering stelt vast dat het product voldoet aan de Europese wetten. Sommige Chinese fabrikanten passen een onjuiste niet-geldende CE-marking toe op het product. Hier moet je te allen tijde voor waken. Zorg ervoor dat je de technische documentatie ontvangt van de Chinese fabrikant en controleer op echtheid van de markering. Er gelden verder ook eisen op de verpakking van producten. Wanneer je verpakking op de markt brengt of verpakte producten, dan ben je verantwoordelijk voor inzameling, preventie en recycling van verpakkingen. Tot slot is het raadzaam om als importeur ook een productaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

Tips voor het importeerproces

1. Zoals eerder benoemd is het belangrijk om eerst grondig onderzoek uit te voeren naar de eisen en regels omtrent de eisen omtrent het product. Onderzoek goed of de gewenste producten toegestaan zijn om te importeren uit China. Onderzoek ook of en welke certificaten, invoervergunningen en ontheffingen nodig zijn voor het product.
2. Stel vast hoe je volgens de Incoterms van plan bent het goederenvervoer te organiseren vanuit China. Afhankelijk van welke incoterm je kiest, dient ook een goederentransportverzekering in overweging te worden genomen. Bepaal ook het type transport. De meest gebruikte methodes zijn zeevracht en luchtvracht.
3. Zoek de geschikte Chinese leverancier voor jouw bedrijf. Het vinden van het een geschikte Chinese fabrikant kan op verschillende wijzes, zowel offline, als online bijvoorbeeld via Alibaba, Banggood, Globalsources.com en Made-in-china.com. Het Centrum tot Bevordering van Import uit Ontwikkelingslanden (CBI) helpt bedrijven ook met het vinden van een leverancier. Zorg er in ieder geval voor dat je zeker bent dat je te maken hebt met een betrouwbare leverancier. We schreven eerder een blog over het vinden van betrouwbare Alibaba leveranciers. Verder is het ook mogelijk om een company check uit te voeren door het Nederlands economisch netwerk in China.
4. Wees niet afhankelijk van één leverancier en zorg ervoor dat je contact hebt en onderhoud met meerdere leveranciers om zo risico’s te beperken.
5. Denk ook na over de taal van bijsluiters, verpakkingen en etiketteringen en zorg dat de juiste taal aanwezig is.
6. Doe een voorstel voor een offerte bij het eerste contact met een leverancier en wees zo volledig mogelijk. Dit kun je doen door een Request for Quatation formulier te sturen met alle wensen en eisen waaraan het product en de order moet voldoen. Zorg ervoor dat je dit document naar verschillende leveranciers stuurt om zo een duidelijk en betrouwbaar beeld te krijgen over de verschillen. Dit is ook raadzaam voor het onderhandelingsproces.
7. Plaats altijd een sample order, zodat je de producten fysiek kan zien, voelen, gebruiken en/of testen.
8. Chinese leveranciers gaan er vanuit dat men altijd onderhandeld. Over de Minimal order Quantity (MOQ), de prijs of andere kosten is altijd te onderhandelen. Gebruik onderhandelingstechnieken afgestemd op de Chinese zakencultuur. Start het onderhandelingsproces na het ontvangen van de samples.
9. Kies een betalingsvorm. Welke vorm je kiest, hangt af van verschillende factoren waaronder de ordergrootte. Je zal merken dat de meeste Chinese leveranciers T/T (bankoverschrijving) prefereren. Een andere optie, die meestal gepaard gaat met hogere kosten, maar meer bescherming biedt, is Paypal. Zorg er in ieder geval dat je niet de betalingsvorm Western Union kiest. Hiermee komt fraude het vaakst voor. De meeste Chinese leveranciers werken verder qua aanbetaling als volgt: een aanbetaling van 30% na akkoord van het Purchase Order en vervolgens dien je de overige 70% te betalen, nadat zij je de Copy bill of lading (ladingsdocumenten) hebben gestuurd. Let bij betaling ook altijd goed op welke extra kosten je bank telt wanneer je via bankoverschrijving betaald. Bij sommige banken kunnen de kosten hiervan nogal aan de hoge kant zijn.
10. Download de WeChat app. Dit is de meest populaire Chinese berichtenapp en wordt ook in de zakenwereld gebruikt. Het is niet enkel een chatapplicatie, maar je kunt er ook mee betalen of een afspraak mee inplannen bij de dokter. Om de relatie op te bouwen en te onderhouden met de leverancier, is het raadzaam om de app te gebruiken.
11. Je krijg bij importeren uit China ook te maken met invoerrechten. De hoogte hiervan hangt af van de goederencode, ook wel TARIC-code of HS-code genoemd. Vraag deze code op bij de leverancier. Ook kun je hiervoor terecht bij de Nederlandse douane. Naast invoerrechten betaal je ook Nederlandse btw. Houd hier ook rekening mee. Er bestaan hier regelingen voor zoals een vergunning artikel 23.
12. Zorg ervoor dat je bewust bent van alle kosten en maak een kostprijsberekening. Naast de inkoopprijs zijn er ook kosten voor transport, invoerrechten en verpakkingskosten. Andere indirecte kosten zijn marketingkosten, personeelskosten en bedrijfskosten. Bereken deze kosten vooraf een deal afgesloten is. In bepaalde situaties, afhankelijk van het product en de bijkomende kosten en wetgeving, loont het zich niet om uit China te importeren. Zoek dan naar leveranciers dichterbij huis.
13. Leg alle afspraken vast in een inkooporder. Bij Chinese leveranciers is dit bekend als een Purchase Order. Zorg ervoor dat jij altijd de inkooporder stuurt om het zo dekkend mogelijk te hebben. Afhankelijk van welk type bedrijf je bent, kun je vanuit je inkoopsysteem een inkooporder uitdraaien en deze te sturen. Heb je geen dergelijk systeem, dan is een inkooporder in Excel opstellen gewenst.
14. Laat een onafhankelijk inspectiebedrijf zowel een Fabrieksaudit (fabriekscontrole) en een Eindkwaliteitscontrole voor de producten uitvoeren. Zorg ervoor dat je alle benodigde documenten hiervoor aanlevert aan het inspectiebedrijf, zodat ook je eigen eisen hierin vermeld staan. Een inspectie kost geld, maar levert ook heel veel geld op doordat risico’s verkleind worden.
15. Onthoud dat het proces een langdurig proces is. Importeren uit China is enerzijds door de jaren heen eenvoudiger geworden, maar het blijft een intensief proces waar veel tijd en aandacht aan besteed dient te worden. Onderschat het vooral niet. Verdiep je in de Chinese cultuur en bouw een vertrouwde langetermijnrelatie op met jouw leveranciers.