”Waarom bevelen jullie eigenlijk aan om een RFQ te sturen naar leveranciers?”. Deze vraag wordt ons weleens gesteld. RFQ’s worden heel vaak gebruikt. Door grote en kleine bedrijven. Wanneer wij terugdenken aan de eerste keer dat wij contact hadden met een leverancier, dan kunnen we zeggen dat dit niet zo’n groot succes was. We vonden het ontzettend spannend om überhaupt contact op te nemen met een leverancier. ”Wat moet je vragen?”, ”Moet ik zeggen dat ik een starter ben of niet?”, ”Is deze leverancier wel betrouwbaar?”. Allerlei vragen die in ons hoofd ronddwaalden.
Achteraf als we erover nadenken, hadden we een eerste contact zeker niet juist aangepakt. We stelden niet voldoende vragen en zeker niet de juiste vragen, waardoor we weken bezig waren met het vinden van de juiste leverancier. Uiteindelijk hadden we onze eerste order binnengekregen en ontdekten maanden later dat we eigenlijk veel te veel betaald hadden. Het is een leerproces geweest. Met de tijd zijn we erachter gekomen dat een RFQ essentieel is bij het eerste contact met een leverancier en het veel risico’s minimaliseert. Wij gebruiken RFQ-templates te allen tijde wanneer we leveranciers contacteren en bevelen echt iedereen om dit ook dit te doen. Waarom dat zo is? We leggen het in deze blog uit.
Wat is een RFQ?
Voordat we verder gaan, allereerst de definitie van een RFQ. RFQ staat voor Request For Quotation. Vertaald naar het Nederlands: verzoek naar offerte. Met een RFQ vraag je in feite een prijs- en leveringsofferte op. Het is een document dat een organisatie indient bij één of meerdere potentiële leveranciers die offertes voor een product of dienst uitbrengen. Let op: wanneer je een RFQ stuurt, weet je dus al wat je wilt inkopen en vraag je hier een offerte voor op (voor de beste prijs/levering).
Waarom zou je een RFQ sturen?
Wij kunnen ons voorstellen dat je je afvraagt: ”Waarom een RFQ-template sturen in plaats van een e-mail waarin je vragen stelt om vervolgens een offerte te krijgen”. Dit zijn redenen waarom voor een RFQ gekozen wordt:
1: Het straalt professionalisme uit
De eerste keer dat wij dus een e-mail stuurden naar een leverancier, moesten we na het eerste mailcontact nog 5 keer een e-mail sturen met vragen die we hadden. Enerzijds gaf de leverancier niet het antwoord dat wij zochten en anderzijds ontdekten wij dat we niet alles gevraagd hadden. De leverancier gaf ons een offerte, maar had het bijvoorbeeld niet gehad over wijze van verzending. Waardoor wij weer met vragen zaten. Dat heen en weer e-mailen kwam totaal niet professioneel over, waardoor we overkwamen als een ‘groentje’. Daarnaast duurde hierdoor het proces van het ontvangen van de juiste offerte ontzettend lang. Wanneer je een RFQ stuurt, laat je zien dat je al nagedacht hebt over alles. Jij hebt de leiding in plaatst van de leverancier. Je laat zien dat je weet hoe een offerte is opgebouwd en welke informatie dus nodig is om een zo compleet mogelijke offerte te ontvangen. Door het sturen van een RFQ vermijd je met andere woorden ook het risico dat een leverancier niet alle vragen beantwoordt.
Wanneer je bijvoorbeeld zaken doet met Chinese leveranciers heb je vast en zeker opgemerkt dat Chinese leveranciers niet altijd al je vragen beantwoorden. Stel je stuurt ze 10 vragen, dan krijg je vaak maar reactie op 3 tot 5 vragen. Dit kan frustrerend en tijdrovend zijn. Met een RFQ verminder je dit risico en bovendien hechten Chinese leveranciers grote waarde aan RFQ’s.
2: Eenvoudiger leveranciers beoordelen
Een RFQ is 1 complete template die je naar verschillende leveranciers stuurt. Je vult dit bestand naar eigen wensen en behoeftes in en stuurt dit vervolgens naar verschillende leveranciers. In je RFQ-aanvraag stel je een deadline vast wanneer je een respons wenst te ontvangen van de leverancier (vergeet dit zeker niet te doen!).
Wij bevelen altijd aan om een RFQ te sturen naar minstens 10 leveranciers (indien er zoveel leveranciers zijn). Vaak kun je een respons verwachten van tussen 5 tot 7 leveranciers. Wanneer je ziet dat een leverancier niet reageert vóór jouw deadline, dan kun je al vaststellen dat je niet in zee moet gaan met deze leverancier.
Vervolgens kun je door te beoordelen hoe goed een RFQ is ingevuld al vaak valideren of een leverancier een geschikte leverancier is. Zie je bijvoorbeeld dat de RFQ voor de helft is ingevuld, dan moet je je afvragen of dit de juiste leverancier is. Ook kun je aan de hand van een RFQ achterhalen of een leverancier een tussenleverancier is of een fabrikant. Het is kortom een goede manier om een betrouwbaardere vergelijking te kunnen maken, leveranciers te kunnen beoordelen en te analyseren of een leverancier aan jouw behoeftes kan voldoen.
3: Een betere onderhandelingspositie
Doordat je 1 RFQ (met ook dezelfde begeleidende e-mail) hebt gestuurd naar verschillende leveranciers, heb je inzicht gekregen in prijzen en minimum order hoeveelheden (ook wel MOQ’s genoemd). Je hebt een beter inzicht gekregen in de verschillen in offertes. Nadat je de RFQ’s terugkrijgt, is de volgende stap het verdelen van de RFQ’s in 2 groepen (Groep A en Groep B). Hoe dit te werk gaat, staat beschreven in onze Onderhandelingsgids. Vervolgens start de onderhandelingsfase.
Een RFQ is geen contract of formele overeenkomst. Een onderhandelingsfase na een RFQ is gebruikelijk.
Je hebt kortom genoeg informatie verzameld over de verschillende prijzen en de opbouw van de offertes. Je onderhandelingspositie is sterker door alle vergaarde informatie.
4: Het verbeteren van interne processen
Het kan heel goed het geval zijn dat jij niet de enige bent die het inkoopproces beheert. Stel je hebt nog een collega of compagnon die zich bezig houdt met het inkoopproces. Je wilt natuurlijk dat alle neuzen in één richting staan en dat jullie op dezelfde manier leveranciers benaderen om zo een betrouwbare analyses en conclusies te kunnen maken en trekken. Het gebruik van een RFQ zorgt ervoor dat offertes altijd op dezelfde wijze kunnen worden beoordeeld en nogmaals ervaar je een versnelling van het inkoopproces.
Hoe stuur je een RFQ?
RFQ’s kun je sturen door inkoopsystemen te gebruiken die (automatisch) een RFQ voor je genereren. Echter, als kleine ondernemer of wanneer je niet heel vaak nieuwe leveranciers hoeft te zoeken, kan het ook heel goed met een simpel Excelbestand. Je stelt een RFQ-template op in Excel en stuurt dit bestand naar verschillende leveranciers. Een groot voordeel hiervan is dat je in Excel formules kunt instellen die automatisch data genereren wanneer een leverancier bepaalde data invult.
Door de jaren heen is het ons gelukt om een zo compleet mogelijke RFQ op te stellen waarmee wij succes behalen met het vinden van de juiste leverancier en het inkoopproces vloeiend en snel verloopt. Meer hierover hier.
Enkele belangrijke aanvullende tips
- Geef zeer duidelijke RFQ-instructies aan leveranciers. Zo is handig om bijvoorbeeld aan te geven hoe je de RFQ terug wilt ontvangen en via welk communicatiekanaal.
- Het is redelijk om 3 tot 7 dagen als vervaldatum te geven. Geef ook aan dat na deze vervaldatum de offerte niet meegenomen wordt.
- Evalueer alle leveranciers na de RFQ-vervaldatum. Wanneer je eerder een RFQ terugkrijgt, is het niet raadzaam om hier al op te reageren.
- Centraliseer de communicatie via e-mail. Het gebruiken van WeChat, Skype, WhatsApp of het Alibaba-berichtencentrum is ook een mogelijkheid, maar wij bevelen aan om RFQ’s via e-mail te versturen om zo het overzicht eenvoudiger te houden.
Succes met het versturen van de RFQ’s en het zo snel mogelijk vinden van de meest betrouwbare leverancier!
