Of je nu een startende of ervaren online ondernemer bent, iedere onderneming heeft boekhoudkundige en juridische verplichtingen. Door de complexe wetgeving is dit vaak een rompslomp en worden er al snel fouten gemaakt, vooral door de ondernemer zelf.
Als online ondernemer dien je je, zoals alle ondernemers, te houden aan verschillende administratieve verplichtingen. Dit houdt in dat er onder andere een openingsbalans, een grootboekrekening en voorraadbeheer moet worden aangemaakt en bijgehouden. Daarnaast dien je ook aangifte omzetbelasting te doen.
Buiten deze administratieve verplichting zijn er ook bepaalde Europese wetgevingen op het gebied van btw. Zoals je wellicht al weet kun je via bol.com ook producten verkopen aan Belgische consumenten. Dit maakt het voeren van een boekhouding nog ingewikkelder. Er dient onder bepaalde omstandigheden namelijk ook btw afgedragen te worden in België.
Al met al, heel veel factoren waar je als ondernemer rekening mee moet houden.
Het is zover: je hebt besloten om te starten met het verkopen via bol.com. Je hebt nagedacht over het assortiment dat je gaat plaatsen, welke prijzen je gaat hanteren en hebt mooie productfoto’s geupload samen met duidelijke productbeschrijvingen. Ook heb je gekozen welke manier van logistiek je gaat aanbieden via bol.com. Zelf verzenden of logistiek via bol.com, ook wel bekend als Lvb. Je bent klaar om te verkopen!
Bol.com stelt enkele eisen aan jou als ondernemer, voordat je überhaupt mag starten als zakelijk verkoper. Ook creëert bol.com transparantie op haar platform, zodat een koper altijd weet bij welke verkoper deze daadwerkelijk een product bestelt. De naam van de verkoper wordt op de productpagina getoond.
Om op bol.com te mogen verkopen, dien je in het bezit te zijn van:
– een inschrijving bij de Kamer van Koophandel
– een btw-nummer
– NAW-gegevens
Na de eerste maand verkopen op bol.com zal je merken dat je een alles-in-één-factuur ontvangt van bol.com. Deze lijkt eenvoudig, maar is administratief complexer dan het lijkt. Om je een beter beeld te geven hiervan, leg ik uit hoe je deze factuur boekhoudkundig dient te benaderen.
Laten we voor het gemak het zakelijk platform van bol.com een webwinkel noemen. Bij het managen van een webwinkel komt veel meer kijken dan enkel het ontvangen van de betaling en het inpakken en versturen van de goederen. Sommige zaken worden door bol.com geautomatiseerd en andere zaken dien je zelf bij te houden.
Het marketing- en transactieplatform van bol.com
In feite heb je nu je eigen ‘webwinkel’ via de technieken en richtlijnen van bol.com. Bol.com regelt bijvoorbeeld de afhandeling van de betaling. Hiervoor betaal je een bemiddelingsbijdrage aan bol.com. De bemiddelingsbijdrage is een vast bedrag per verkoop plús een percentage over de verkoopprijs. Wanneer een klant iets bestelt via bol.com dan krijgt hij hiervan automatisch een betaaloverzicht, met daarop de verkoopprijs van elk artikel. De betaling van de klant wordt door bol.com verwerkt, het daadwerkelijk inpakken en verzenden van de goederen doe je zelf of doet bol.com tegen een extra vergoeding. Het laten uitvoeren van de logistiek via bol.com, wordt ook wel Lvb genoemd.
Maandelijks ontvang je als verkoper van Bol.com de al eerder genoemde alles-in-één-factuur met daarin de gerealiseerde verkopen en de verrekende bemiddelingsbijdrage (en eventuele logistieke kosten).
Doordat bol.com de betalingen geautomatiseerd heeft bespaar je als ondernemer al heel wat werk. Enkel de factuur moet nog worden ingeboekt.
Waar moet je als zakelijk verkoper via bol.com zelf rekening mee houden in jouw boekhouding?
Inkoop van het assortiment
Ga je producten afnemen van groothandels/fabrikanten uit de EU of buiten de EU? Bewaar bijbehorende facturen goed, deze heb je ook nodig om jouw voorraad een boekhoudkundige waarde te geven. Normaliter vallen deze facturen onder de categorie inkoopfacturen.
Voorraadbeheer en assortiment
Voor de boekhouding is het noodzakelijk dat de voorraad goed bijgehouden wordt. Verwerk de nieuwe inkopen direct in de voorraad en doe hetzelfde voor de verkoop van je goederen. Hierdoor krijg je een goed overzicht van welke producten je nog op voorraad hebt en wat de financiële waarde van deze voorraad is.
Verkopen aan klanten en de bijbehorende btw
Over alle verkopen dient btw berekend te worden. In Nederland geldt het btw-tarief van 9% of 21%, maar wanneer je goederen levert aan particuliere klanten binnen de EU en buiten Nederland, zijn mogelijke andere wetten en tarieven van toepassing.
Via het platform van bol.com is het mogelijk om ook aan Belgische consumenten te verkopen. Het leveren van goederen aan particulieren klanten in de EU buiten Nederland, worden ‘afstandsverkopen’ genoemd. Juist deze wijze van verkopen kan complicaties opleveren wat betreft de boekhouding en belasting, indien een bepaald drempelbedrag wordt bereikt. Om te weten of je in aanmerking komt voor het verplicht internationaal afdragen van btw, is het van belang om te weten wat afstandsverkopen inhoudt en wat het drempelbedrag is.
De belastingdienst definieert een afstandsverkoop als volgt: “U levert goederen aan een (particuliere) klant in een ander EU-land en deze klant doet geen btw-aangifte. U vervoert de goederen zelf naar dat land of u laat de goederen daar naartoe vervoeren. En u verkoopt in 1 jaar meer dan het drempelbedrag van het EU-land waar de goederen naartoe gaan. Dan is dit een afstandsverkoop. U gebruikt dan het btw-percentage dat geldt in dat EU-land.”
Het drempelbedrag wordt als volgt gedefinieerd: “Om te voorkomen dat u zich al voor één enkele levering in een ander EU-land moet laten registreren, hebben de EU-landen drempelbedragen afgesproken. Tot aan die drempelbedragen per land mag u Nederlandse btw in rekening brengen. Pas daarboven moet u het btw-tarief van het land van de klant in rekening brengen.”
Je bent zelf verantwoordelijk voor het factureren naar klanten
Bij bol.com ontvangt een klant enkel een betaaloverzicht van bol.com. Dit is dus geen btw-factuur. Als zakelijk verkoper via bol.com ben je dus zelf verantwoordelijk voor het opstellen van een btw-factuur. In de praktijk zie je dat zakelijke verkopers via bol.com enkel een btw-factuur verstrekken, indien de klant hiervoor een verzoek indient bij bol.com.
Voorbeeld drempelbedrag en afstandsverkopen aan particulieren in de EU
Wat betekent dit nu in de praktijk? Aangezien het platform van bol.com ook bereikbaar is voor klanten in België, is de kans groot dat je met Belgische particuliere kopers te maken krijgt. In onderstaand voorbeeld leggen we uit wat de gevolgen zijn voor het drempelbedrag en de btw.
Je verkoopt producten aan Belgische consumenten met een waarde onder het drempelbedrag
België heeft een drempelbedrag van €35.000 (2019). Stel je verkoopt voor €20.000 aan goederen aan Belgische consumenten, dan valt dit onder het drempelbedrag. Hierdoor kan de Nederlandse btw op de producten gehanteerd blijven worden en geef je deze verkopen ook aan bij jouw Nederlandse aangifte omzetbelasting. Je hoeft verder dus niets anders te doen dan de normale gang van zaken.
Je verkoopt producten aan Belgische consumenten met een waarde boven het drempelbedrag
Stel: je levert in 2019 goederen aan particulieren. Tot en met 21 augustus 2019 heb je voor € 34.500 geleverd. Hierover is Nederlandse btw in rekening gebracht en deze btw is in Nederland aangegeven. Op 29 augustus 2019 verkoop je voor € 800 goederen aan een particuliere klant in België. Je komt daarmee uit op een totale omzet in België van €35.300. Deze omzet is hoger dan het drempelbedrag voor België van € 35.000.
Over die levering en alle volgende leveringen dien je het in België geldende btw tarief in rekening te brengen. Die btw draag je dan ook af aan de belastingdienst in België. Om in België btw-aangifte te kunnen doen, dien je jouw onderneming ook in dit land te registreren.
Afgelopen kalenderjaar de totale omzet hoger dan het drempelbedrag?
Wanneer je in een bepaald jaar het drempelbedrag overstijgt, telt dit ook mee in het daaropvolgende jaar. Stel, je hebt in 2018 voor meer dan €35.000 aan particulieren in België geleverd en in 2019 heb je voor slechts €15.000 geleverd aan klanten in België, dien je toch in 2019 ook de btw in België af te dragen, aangezien je ik 2018 het drempelbedrag hebt overschreden. Vanaf 2020 dien je wel weer Nederlandse btw in rekening te brengen bij de Belgische klanten, totdat weer het drempelbedrag wordt overschreden.
Disclaimer: aan dit voorbeeld kunnen geen rechten worden ontleend. Een goede boekhouder kan jou exact informeren over de situatie die voor jouw onderneming van toepassing is. Voor alle activiteiten over de grens adviseren we je om altijd goed onderzoek te doen en je te laten informeren over mogelijke andere lokale belastingregels en administratieve verplichtingen.
Een boekhouder kan jou informeren en behoeden voor fouten
Zakelijke ondernemers op bol.com verwachten vaak dat dit soort zaken door bol.com geregeld zijn. Bol.com geeft echter aan; “Wij bieden ondernemers een dienst. Als intermediair is bol.com niet verantwoordelijk in het attenderen van ondernemers op geldende wet- en regelgeving.” (bron: NRC, 2018)
Door de rol van bol.com, komen ondernemers al snel voor verrassingen te staan. Als ondernemer ben je namelijk zelf verantwoordelijk voor een correcte btw-afhandeling. Het runnen van een webwinkel, of wanneer gebruik wordt gemaakt van een platform als bol.com, brengt nogal wat administratieve rompslomp met zich mee. De (internationale) belastingen, de inkomstenbelasting, de complexe materie betreffende afstandsverkopen, het verwerken van de facturen en het opstellen van de jaarrekening. Activiteiten waar vele uren per jaar in kunnen gaan zitten (en waar je als ondernemer liever niet veel tijd aan kwijt bent).
Als webshopondernemer is het voeren van de boekhouding een tijdrovende en ingewikkelde bezigheid. Ondernemers willen zich richten op de dingen waar ze goed in zijn: namelijk de webshop laten groeien, meer omzet genereren en op strategisch niveau bezig zijn.
Een goede boekhouder kan je hierbij helpen. Een goede boekhouder neemt niet alleen de administratieve rompslomp digitaal uit handen, maar voorziet je ook van adviezen zodat jij je winst kan maximaliseren.
Boekhouding is altijd een ‘maatwerkoplossing’. Iedere ondernemer heeft andere vragen en ambities en stelt andere eisen aan zijn/haar boekhouder. De één heeft de voorkeur voor een boekhouder met een goede persoonlijke klik, de ander zoekt een boekhouder in de buurt of kiest voor een boekhouder met een scherp budget. Het is daarom raadzaam om meerdere offertes aan te vragen bij diverse boekhouders.
Hulp nodig bij het vinden van een boekhouder?
Via onderstaand formulier brengt Vinduwboekhouder.nl ondernemers gratis, persoonlijk én vrijblijvend in contact met drie goede boekhouders in de buurt. Geselecteerd op prijs, kwaliteit en de service die je van boekhouders mag verwachten. Vul onderstaand formulier in om direct drie vrijblijvende offertes te ontvangen!
Bedankt voor deze post. Zeer interessant!
Is het misschien ook mogelijk om een blogpost te maken over een algemene lijst met websites die zeker nodig zijn voor starters? Er is zoveel om aan te denken dat er wel eens sites vergeten worden. Dikke duim voor jullie steun bedankt!